Regulatorische Compliance und Datenschutz

Privacy by Design: nur die notwendigen Daten, für die notwendige Zeit

LabKey ist so konfiguriert, dass ausschließlich die für die Anwesenheitsbestätigung und die Zutrittskontrolle funktional notwendigen Daten erfasst werden, ohne Spielraum für eine darüberhinausgehende Verarbeitung und ohne dass die Einwilligung der betroffenen Person Voraussetzung für den Betrieb ist.

Verarbeitete Stammdaten: Vor- und Nachname (einzige Pflichtfelder), E-Mail-Adresse und Telefonnummer (optional). Die Plattform verarbeitet keine biometrischen Daten noch andere besondere Kategorien personenbezogener Daten und führt keine über die reine Anwesenheitsbestätigung am installierten Gerät hinausgehenden Personenkontrollfunktionen ein.

Jede verwaltete Einrichtung verfügt über eine logisch getrennte Datenbank, im Einklang mit den Grundsätzen der Datenminimierung und Zweckbindung. Alle Zugangsdaten werden maskiert und verschlüsselt.

Verschlüsselung der Kennungen

Der Identifikationscode jeder NFC-Karte wird niemals im Klartext offengelegt: Das System erzeugt eine verschlüsselte Kennung ausgehend von der physischen UID des Tags. Allein durch Einsicht der im Verwaltungspanel gespeicherten Daten lässt sich in keiner Weise auf den entsprechenden physischen Datenträger zurückschließen, wodurch das Risiko einer Klonung oder einer unrechtmäßigen Zuordnung strukturell verringert wird.

Logische Trennung bei mehreren Einrichtungen

Die Architektur sieht eine eindeutige und dauerhafte Zuordnung zwischen jedem Zutrittskontrollgerät und der Einrichtung, in der es installiert ist, vor. Um den Spielraum für menschliche Fehler bei der Konfiguration zu verringern, unterstützt die Plattform:

• vorkonfigurierte Zugangsgruppen pro Einrichtung, sodass der Bediener den Benutzer einer bereits festgelegten Gruppe zuordnet, ohne einzelne Zugangsrechte bearbeiten zu müssen;
• Beschränkung der Berechtigungen zur Erfassung von Karten auf ausschließlich administrative Profile;
• auf Anfrage logisch getrennte Verwaltungspanels für jede einzelne Einrichtung, wobei die Liste der NFC-Tags nicht zwischen unterschiedlichen Einrichtungen geteilt wird.

Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit

Die Nachverfolgungsprotokolle können von den Bedienern weder verändert noch nachträglich eingefügt oder gelöscht werden: Sie werden ausschließlich automatisch beim physischen Ereignis des Badge-Lesevorgangs erzeugt. Die zeitliche Zuverlässigkeit wird durch die kontinuierliche Synchronisierung über das NTP-Protokoll gewährleistet, das vom Bediener nicht verändert werden kann.

Zudem kann der periodische Export der Protokolle in ein externes Repository automatisiert werden, mit digitaler Signatur und Zeitstempel, um den Aufzeichnungen einen erhöhten Beweiswert zu verleihen.

Eine konfigurierbare Alarmierungs-Engine

Die Plattform verfügt über ein Alarmierungsmodul, das in Echtzeit — per E-Mail, Sofortnachricht oder Integration mit Drittsoftware — über Vorkommnisse wie folgende benachrichtigen kann:

• Zugangsversuch durch einen für diese Einrichtung oder Zeitspanne nicht autorisierten Benutzer;
• Verwendung eines nicht auf der Plattform erfassten Badges;
• länger andauernde Nichtnutzung eines Badges, mit der Möglichkeit einer automatischen Deaktivierung als Vorsichtsmaßnahme;
• doppelte Zugangsereignisse mit demselben Badge innerhalb eines kurzen Zeitintervalls.

Jede Meldung ist eine technische Information, die vor administrativen Konsequenzen einer menschlichen Bewertung bedarf, im Einklang mit dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz.

Ausrichtung auf die NIS2-Richtlinie

LabKey wird von LabKey unter Berücksichtigung der Pflichten entwickelt und betrieben, die sich aus der Richtlinie (EU) 2022/2555 (“NIS2”) und dem entsprechenden nationalen Umsetzungsdekret (Italienisches Gesetzesdekret Nr. 138 vom 4. September 2024) ergeben, die in der Eigenschaft als Anbieter digitaler Dienste anwendbar sind.

• Risikomanagement der Lieferkette (Art. 21 Abs. 2 lit. d): LabKey ist Inhaber eines eigenen Autonomous Systems, eingetragen im RIPE-NCC-Register, und verwaltet das Routing des Datenverkehrs zu den eigenen Systemen direkt, wodurch Abhängigkeiten von externen Konnektivitätsanbietern entfallen.
• Risikomanagementmaßnahmen für die Systemsicherheit (Art. 21 Abs. 2 lit. c): Ein dokumentierter Business Continuity Plan und Disaster Recovery Plan regeln die Verfahren zur Wiederherstellung des Dienstes im Falle kritischer Ereignisse.
• Starke Authentifizierung (Art. 21 und Art. 32 DSGVO): Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für den Zugang zum Verwaltungspanel kann aktiviert werden, zusätzlich zu „Bediener“-Profilen mit nach Rolle abgestuften Rechten.

Unterstützung bei der DSFA und den Datenschutzrollen

LabKey stellt seinen Kunden als Technologieanbieter alle technischen Elemente zur Verfügung, die für die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO) erforderlich sind, einschließlich interner Risikobewertungsdokumentation. Zudem ist LabKey bereit, für die im Auftrag des Verantwortlichen durchgeführten Tätigkeiten die Rolle des Auftragsverarbeiters gemäß Art. 28 DSGVO zu übernehmen.

Um mehr über die Infrastrukturarchitektur, die physische Sicherheit der Geräte und die erlangten Zertifizierungen zu erfahren, lesen Sie weiter unter Physische Sicherheit, Infrastruktur und Zertifizierungen.